Uthyrningen

Bygård uthyrs som festlokal under året. Fridfullt belägen i Västra Vanda ger den möjligheter att hålla privata fester för upp till 100 personer. Festsal, scen, kök.

I undermenyn kan du närmare se hur du kan gå tillväga. Hela processen beskrivs:

  1. förfrågan och bokning
  2. visning av lokalen och kontraktskrivning
  3. inbetalning av bokningsavgift
  4. inbetalning av slutlikvid och städersättning
  5. nyckelutlämning och genomgång av säkerhetsaspekterna
  6. tillställningen och ordningsföreskrifterna
  7. tillbakalämnandet av nycklar och återställandet av lokalens skick

Kontaktpersoner

se kontaktuppgifterna

Bokningsförfrågan

Om du är intresserad av att hyra Bygård bör du kontakta den bokningsansvariga. Den bokningsansvariga förfogar över vår bokningskalender och kan enkelt se om den eller de dagar ni avser är lediga.

Du kan kolla uthyrningslaget här förrän du tar kontakt. Notera att kalendern bakom länken inte är fullständigt up-to-date.

Visningar

Lokalen kan beses enligt överenskommelse. Om visning överenskomms med värdinnan. Kontaktuppgifter finns här.

En visning hör till hyrespriset medan det för ytterligare visningar uppbärs en avgift ifall visningen inte kan ske på allmänna visningstillfällen.

Visningar fr.o.m. sommaren 2010 företrädesvis torsdag kvällar, eller efter överenskommelse.

Deltagande i visningar meddelas till värdinnan – via email.

Hyresavtal

Hyresgästen tillsänds ett pdf -dokument per epost ur vilket framgår bokningsavgiftens storlek, resthyrans storlek samt betalningsdatumen. Genom att betala bokningsavgiften godkänner hyresgästen för sin del hyresvillkoren.

Kort efter bokningen betalas en reserveringsavgift som inte återbetalas. Resterande hyra förfaller till betalning ca. en månad före festdagen. Ifall hyresavtalet sägs upp efter resthyrans förfallodag kan 50% av resthyran återbetalas ifall en ersättande hyresgäst fås.

Hyresvillkor

Ifall inget annat överenskommits separat

  • fastigheten och fastighetens lösöre skall återställas i samma skick som den var vid ankomst
    • avvikelser skall meddelas till per email, se kontaktuppgifter
    • i det fall att hyresgästen undlåter att meddela om avvikelser häri kan hyresgästen faktureras för det extra arbete och extra kostnader som föreningen åsamkats för att återställa fastigheten och fastighetens lösöre till inventeringsskick
  • hyresavgiften innehåller normal städning
    • hyresgästen grovstädar inne i lokalen, bortför allt eget medfört, större rosk samt avlägsnar ev. fläckar
      • observera att vin och matfläckar skall avlägsnas omedelbart från salsgolvet
    • hyresgästen städar bort skräp från tomten, rosk, tobaksfimpar osv.
    • hyresgästen för allt rosk och avfall till de två avfallskärlen som finns på tomten. Ifall inte allting ryms inne i avfallskärlen skall resten bortföras. Inget (!!!) får lämnas utanför kärle
    • föreningens städare dammsuger, skurar och polerar golven

  • socialutrymmena
    • de tre WC-utrymmena skall hållas rena och prydliga
    • hyresgästen ombesörjer att det finns WC-papper och pappershanddukar tillräckligt
    • föreningens städare rengör porslin och golv i WC-utrymmena
  • scenen
    • scenen skall återställas till samma skick som den var vid ankomst
  • värmelementen
    • termostaterna skall behandlas med varsamhet. Inget våld när man ställer in termostatratten bl.a.
    • hårdhänt hantering av elementen som medför att elementen eller termostaterna söndrats kan leda till ersättningskrav
  • före återlämnande av lokalen till hyresvärden skall kontrolldokumentet ifyllas samt undertecknas av hyresgästen.

Kontrakt & avtal

Hyresgästen tillsänds ett pdf -dokument per epost ur vilket framgår bokningsavgiftens storlek, resthyrans storlek samt betalningsdatumen. Genom att betala bokningsavgiften godkänner hyresgästen för sin del hyresvillkoren.

Ett exempel på pdf -dokumentet kan ses här

Inbetalning av bokningsavgift

  • En bokningsavgift erläggs inom 1 vecka efter bokning. I det fall att betalningen inte inkommit till föreningens konto i tid förfaller bokningen automatiskt. Inbetalad bokningsavgift återbetalas inte,
  • Bokningsavgiftens storlek framgår i hyreskontraktet.
  • Bokningsavgiften skall erläggas till konto Aktia 405511-4492. (FI-nummer???) Observera att ni bör samtidigt meddela att ni erlagt avgiften till bokningsansvariga per email, detta för att undvika onödiga dubbelbokningar!

Inbetalning av slutlikvid och städersättning

Senast en månad före bokat datum skall slutlikviden erläggas, annars tvingas ni erlägga förseningsränta. Slutlikvidens storlek framgår i hyreskontraktet, dvs. totalsumman minskad med bokningsavgiften. Samtidigt erläggs således den obligatoriska städningsavgiften och andra ev. överenskomna avgifter..

Om evenemanget inhiberas senare än en månad före evenemanget skall gå av stapeln återbetalas ingen del av hyresavgiften.

En annullering skall meddelas skriftligen genom att fylla i och posta blanketten du kan ladda ner här. Postningsadressen finns på  blanketten.

Städningsavgift

Standard städningsavgiften erläggs i samband med slutlikviden.

I fall av behov för extra städning i fall att lokalen överlämnats i annat skick än vad hyreskontraktet beskriver kan det extra städarbetet faktureras i efterskott

Nyckelutlämning och genomgång av säkerhetsaspekterna

Nycklar överlåts till hyrestagaren vid överenskommen tid, ofta på samma dag som lokalen överlämnas till hyrestagaren. Samtidigt genomgås med hyrestagaren

  • placeringen av nödutgång
  • förklaras det viktiga i fri passage till nödutgången
  • placeringen av brandsläckarutrustning
  • telefonnumrorna till brandkår och ambulans
  • förklaras rökningsförbudet inomhus (också på scen!)
  • användningen av fimpburkarna utomhus
  • diskmaskinens användning
  • hur strömmen skall vara kopplad när man lämnar lokalen

I det följande finns Bygårds ordningsregler.

Ordningsregler

  1. Goda seder och bruk bör iakttas vid tillställningar i lokalen. Möbler och övriga inventarier skall behandlas med aktsamhet. Skadade eller söndrade föremål skall ersättas till fullt återanskaffningsvärde.
  2. Stearinljus kan användas under förutsättning att lämpliga ljusstakar eller underlag används. Värmeljus skall alltid placeras på eldfast underlag. Stort antal värmeljus får under inga omständigheter placeras tätt ihop. Brinnande stearinljus får ej lämnas utan tillsyn.
  3. Tobaksrökning är helt förbjuden inomhus. För rökare finns askkoppar av plåt på gården utanför entrén. Cigarrettfimpar får inte kastas på marken. Det åligger hyrestagaren att städa gården från rosk & tobaksfimpar efter festen. I annat fall kan hyresgästen faktureras för extra uppstädning av gårdsområdet.
  4. I lokalen är även användning av tugggummi förbjudet.
  5. I lokalen får musik spelas endast på måttlig ljudnivå. Tystnad skall utomhus iakttas senast efter kl 23:00 och inomhus efter kl 02:00. Hyrestagaren som finns nämnd i hyreskontraktet ansvarar för att de kringboende grannarna inte blir störda. Observera att detta gäller också t.ex. när gästerna avlägsnar sig från festplatsen.
  6. Ifall inte annat överenkommits skall lokalen tömmas senast kl. 02.00
  7. Fönstren, vänstra halvan, kan öppnas vid behov. Fönstren får ej öppnas på större öppning än vad kopplingspärrarna mellan yttre och inre fönsterbåge medger. Innan lokalen lämnas bör alla fönster stängas omsorgsfullt.
  8. Då lokalen lämnas skall all belysning släckas och dörrarna låsas, även reservutgången bakom scenen. Med nycklarna förfars enligt överenskommelse.
  9. Uraktlåtenhet att följa ordningsreglerna och därvid förorsakande av skada eller kostnader för Tavastby Ungdomförening, leder till ersättnings-/skadeståndskrav.

Säkerhetsföreskrifter

  1. Nödutgångar. I händelse av fara skall lokalen genast utrymmas. I byggnaden finns två utgångar märkta med gröna lampor: entrédörren och en dörr ut till vänster bakom scenen. Dörrarna skall ovillkorligen vara olåsta då folk vistas i lokalen och dörrarna får inte blockeras av möbler eller andra föremål.
  2. Släckningsutrustning. Eldsläckare finns i köket bredvid vedspisen samt vid ingången tillsalen. Brandfilt finns vid vedspisen i köket.
  3. Förstahjälpväska finns på vedspisen i köket. Ifall man använder ur förstahjälpväskan måste man fylla på med nytt.

Myndigheterna

  1. Om alkohol serveras på tillställningen skall polismyndigheternas bestämmelser uppfyllas på normalt sätt. Se artikel i Vantaan Sanomat.
  2. Ifall tillställningen är sk. öppen tillställning bör det sk. nöjestillståndet skaffas, vilket i klartext betyder en kostnad plus ett antal ordningsmän bestämt av polisen. Ordningsmännen skall vara av polisen godkända ordningsmän. Instruktioner fås av myndigheterna.

Tillbakalämnandet av nycklar och återställandet av lokalen

Nycklarna lämnas på angiven plats. Kontrolleras att reservutgången är låst, fönster låsta, belysningen avstängd i enlighet med vad som instruerandes vid överlämnandet av nycklarna. Kontrollera att ytterdörren är låst.

Leave a Reply